Asumiendo que, un grupo de trabajadores no recibió su aguinaldo en la fecha establecida, deciden dirigirse al Ministerio de Trabajo (Mintrab) a presentar un reclamo. Esto es solo un supuesto que podría provocar que la Inspección General de Trabajo (IGT) reaccione y llegue a las puertas de sus oficinas. Pero la IGT también podría actuar de oficio y llegar a fiscalizar a un sector concreto en cualquier momento.
En ambos casos las autoridades podrían enviar a inspectores a diferentes centros de trabajo para asegurarse de que los empleadores cumplan las leyes, convenios[1] y reglamentos relacionados con el trabajo y la previsión social en el país. O bien citar a los empleadores a su sede en el Ministerio.
En esta última situación, es importante resaltar que el empleador tiene la obligación de asistir a cualquier citación, siempre que se le haya hecho constar expresamente el motivo de esta. Pero si todo está en orden con la citación, la inasistencia podría terminar en un procedimiento sancionatorio.
El gobierno actual ha endurecido la fiscalización laboral, ambiental y fiscal en el último año. Por ello hemos preparado esta guía, para que usted y su equipo sepan qué hacer en caso de que recibieran una inspección de las autoridades.
Estar siempre preparado
Aunque usted como empleador cumpla con todo lo exigido, debería tener toda la documentación organizada y estar siempre preparado para recibir una visita de un inspector o para asistir a una citación en la sede administrativa de la IGT.
Por ello, le recomendamos que siempre tenga accesibles y actualizados, al menos los siguientes documentos:
- Contratos individuales de trabajo de todos los trabajadores, firmados y registrados en el Ministerio de Trabajo y Previsión Social.
- Planillas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), junto con los comprobantes de los pagos respectivos de las cuotas.
- Recibos firmados de los pagos por las prestaciones laborales que hayan recibido los trabajadores.
- Constancia firmada por los trabajadores, del goce y pago de las vacaciones respectivas.
Además, si se emplea a diez o más trabajadores, se deberá contar con un Libro de Salarios y con el Reglamento Interior de Trabajo vigente; ambos aprobados por el Mintrab.
Los inspectores y sus facultades
La ley otorga amplias facultades a los inspectores de trabajo, por lo que, en caso de una visita, se les debe tratar con respeto y permitirles que desarrollen su trabajo. Lo contrario podría ameritar el inicio de un procedimiento sancionatorio o incluso la intervención de la policía.
Entre otras cosas, un inspector podría:
- Visitar el centro de trabajo sin previa notificación.
- Permanecer en el centro de trabajo el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de sus funciones.
- Hacerse acompañar por peritos o técnicos. Por ejemplo, en el área de seguridad e higiene, podrían llevar expertos que corroboren que las máquinas, el equipo o los materiales que usen los trabajadores, no representen un riesgo para ellos. O llevar a personas a que realicen mediciones, levanten planos o tomen fotos o videos de diferentes áreas de trabajo.
- Requerir copias y extractos de documentos de la seguridad social, planillas y boletas de pago, libros, registros, programas informáticos, archivos y declaraciones oficiales, entre otros.
- Examinar los sistemas de almacenamiento electrónico, la documentación y los libros de la empresa que fueran relevantes para el cumplimiento de la legislación laboral.
- Lo único que no podrán requerir sin una autorización judicial son los libros de contabilidad.
Pese a sus facultades, los inspectores también tienen algunas obligaciones como acreditar debidamente su identidad y su cargo, indicar el objeto de la visita y no tardar más de 30 días hábiles[2] en su verificación.
El empleador, además, podrá exigir a los inspectores que les muestren sus credenciales respectivas y podrá enviar a un representante de la compañía durante la inspección. Igualmente, los trabajadores podrán ser representados por dirigentes sindicales (si hubiera sindicato en la organización) o por uno o dos compañeros de trabajo.
Una vez finalizada la inspección, y en caso de que se detecte algún incumplimiento, el inspector adoptará medidas enfocadas en que el empleador cumpla con las normas laborales. En este caso, se le dará un plazo no mayor a 8 días para que se verifique si se cumplió con lo acordado. De no cumplirse, se iniciaría el procedimiento administrativo sancionatorio, que tiene por objeto imponer una multa y corregir los incumplimientos detectados.
Si tiene alguna duda o desea más información, estamos a las órdenes.
También puede consultar nuestras guías sobre
[1] Guatemala ha ratificado los Convenios de la Organización Internacional de Trabajo (OIT) números 81 (Convenio sobre la inspección de trabajo, de 1947) y 129 (Convenio sobre la inspección de trabajo [agricultura], de 1969), en los que se obliga a los Estados miembros a mantener un sistema de inspección del trabajo en establecimientos industriales y comerciales y en la agricultura.
[2] Excepcionalmente y por única vez podrían prolongarse las actividades de verificación hasta por 15 días hábiles más.