Cuando hablamos de arbitraje, este es comúnmente percibido como un proceso que inicia con la presentación formal de una demanda ante el tribunal arbitral. Sin embargo, decisiones tomadas mucho antes de que ese momento llegue pueden maximizar las probabilidades de éxito y minimizar los riesgos.

Hay que tener presente que, a diferencia de lo que ocurre en un litigio tradicional, en un arbitraje las normas son previamente pactadas por las partes implicadas. Por ejemplo, en el momento de la negociación de un contrato, este puede incluir cláusulas que especifiquen que toda disputa que surja del mismo será resuelta mediante arbitraje. Además, puede incorporar el reglamento que regirá el proceso, la sede del arbitraje, el número de árbitros e inclusive el idioma en que se realizará.

Esta fase temprana es fundamental porque condicionará el proceso y moldeará las oportunidades de negociación y resolución amistosa antes de litigar formalmente. Algunas de sus implicaciones son:

• Definir las condiciones formales para el acceso al arbitraje (por ejemplo, plazos de presentación, límites de intervención de terceros, requisitos de notificación, etc.).
• Determinar el nivel de flexibilidad o rigidez que tendrá el proceso, lo cual puede afectar la eficiencia, el costo y la visibilidad del caso.
• Incidir en el perfil de árbitros elegibles y su perfil de especialización, un factor frecuentemente citado como clave para el resultado de la disputa.

Respetar y cumplir las cláusulas

Antes de iniciar un arbitraje, las partes deben revisar cuidadosamente su convenio arbitral y cualquier obligación de negociación establecida previamente. Esto permitirá anticipar escenarios de conflicto y fijar mecanismos de prevención o resolución temprana de diferencias. Esto no es solo relevante si usted va a reclamar, también lo será para neutralizar un reclamo, por ejemplo, demostrando que no se cumplió alguna de las condiciones contractuales previas al arbitraje.

Es importante recordar que el arbitraje es el último paso dentro de los Métodos Alternativos de Resolución de Conflictos (MASC), ya que antes se pudo intentar encauzar la controversia a través de una conciliación, una mediación o una negociación. De hecho, se debe tomar en cuenta si las cláusulas exigen el cumplimiento de prerrequisitos contractuales o que se realicen acciones jurisdiccionales locales antes de llegar al arbitraje.

Una publicación del Anuario Mexicano de Derecho Internacional[1] explica que el incumplimiento de estos pasos puede afectar no solo la admisibilidad, sino incluso la jurisdicción del tribunal para conocer el caso. Esto significa que, si no se cumplen correctamente las etapas previas, el tribunal puede rechazar de plano el tratamiento de fondo de la controversia, sin llegar a entrar al análisis de los méritos. Esto nos recuerda que cuestiones procesales pueden ser tan determinantes como el examen de fondo de los hechos y pruebas.

Incluso en sistemas locales, la figura del rechazo liminar (early dismissal) en arbitraje comercial reconoce que las decisiones que se toman en las etapas iniciales pueden determinar si la demanda llega siquiera a ser analizada por un tribunal arbitral o se desestima prematuramente[2].

Nadie firma un acuerdo comercial pensando en que un día tendrá un conflicto o disputa con un proveedor, pero la realidad es que siempre existe la posibilidad de que eso ocurra. Por ello, lo mejor es tener bien definidos los procesos para resolver las diferencias cuando ocurran y tomar decisiones estratégicas durante la negociación del contrato. La elección de cláusula, la determinación de prerrequisitos, y la evaluación de condiciones de admisibilidad son pasos tempranos que definen, muchas veces decisivamente, el resultado final.

Las organizaciones que entienden el arbitraje como un proceso estratégico integral que empieza antes de la demanda, estarán mejor posicionadas para proteger sus intereses y maximizar sus posibilidades de éxito en cualquier disputa.

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